Organisation de spectacle : comment s’y prendre pour réussir ?

Source de fascination et de divertissement, la culture favorise le bien-être et offre des occasions pour se réunir. Quel que soit le type de spectacle que vous organisez, la préparation représente toujours un enjeu déterminant. En effet, elle conditionne la réussite de votre manifestation. Ainsi, pour vous permettre de réussir l’organisation de votre spectacle, nous vous donnons toutes les étapes importantes à suivre.

Priorisez les fondamentaux

Au cours de l’organisation de votre spectacle, il y a quelques éléments fondamentaux que vous devez prioriser. Ceux-ci sont notamment le lieu de l’événement, le public visé, les prestataires programmés ainsi que le budget.

Le lieu du spectacle

Puisqu’un spectacle ne peut pas avoir lieu n’importe où, il est important que vous trouviez le cadre dans lequel le vôtre se déroulera. Plusieurs possibilités s’offrent à vous : salle polyvalente, espace public, etc. Vous pouvez même opter pour l’organisation d’un spectacle de rue pour attirer plus de monde. Le plus important est de sélectionner un endroit qui convient à la nature de votre événement.

Vous n’aurez qu’à opter pour un espace en fonction de vos objectifs de fréquentation et de l’ampleur de la manifestation artistique. Néanmoins, il est essentiel de vérifier que le lieu où se déroulera le spectacle respecte les normes en vigueur en matière de sécurité et d’accessibilité. Pour éviter tout problème, vous pouvez solliciter l’aide d’une agence de spectacles à Nice. Celle-ci prendra tout en main pour que l’organisation de votre spectacle soit une réussite.

Le public ciblé

Avant d’organiser votre spectacle, vous devez définir votre public cible. Déterminez ainsi si votre événement s’adresse à un public jeune, âgé ou familial. Si vous souhaitez organiser un spectacle pour enfants, il ne sert à rien de le faire dans une ville où la majorité de la population est âgée. Vous devez faire preuve de bon sens. Pensez également au nombre de personnes que vous comptez réunir au cours de votre manifestation artistique.

Les prestataires programmés

À cette étape, vous devez penser aux artistes qui assureront le show de votre spectacle. Entre danseurs, comédiens et humoristes, le choix semble si vaste. Il vous revient de décider si votre spectacle sera animé par un artiste professionnel ou un amateur. Néanmoins, prenez la peine de trouver un équilibre entre les artistes ainsi qu’une proposition artistique qui attirera du monde.

Le budget de l’organisation

Que votre manifestation artistique soit gratuite ou payante, qu’elle ait un but lucratif ou non, il devient obligatoire que vous réfléchissiez à un budget. En effet, il est préférable d’examiner votre budget avant d’amorcer l’organisation de votre spectacle. L’agencement d’un événement nécessite assez de moyens financiers, matériels et humains.

Effectuez les formalités administratives

Pour organiser un spectacle, vous devez impérativement remplir plusieurs formalités administratives. D’abord, il faudra déclarer la tenue de votre événement à la mairie ou la préfecture, s’il réunit plus de 1 500 participants. La déclaration est également obligatoire pour l’organisation d’un spectacle sur la voie publique. L’avis de la mairie dépend généralement de la salle ou du lieu qui accueille la cérémonie ainsi que du respect des normes en vigueur.

Lorsque vous organisez plus de 6 représentations par an, vous aurez besoin d’une licence en plus de la déclaration. Pour ce fait, vous devez vous rapprocher de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) de votre région pour faire une déclaration de spectacles occasionnels, un mois avant la manifestation.

Pensez à la sécurité des participants

Pour le bien-être des participants et pour éviter des poursuites judiciaires, il est essentiel que vous assuriez une sécurité sans faille. La mise en place d’un service de sécurité de proximité dépend du contexte dans lequel vous organisez votre spectacle. Vous pouvez aussi mettre en place un dispositif de contrôle de billet. Cet équipement vous permet de limiter les risques d’incidents et notamment de désordre.

Communiquez sur votre spectacle

La communication fait partie des principaux éléments qui ont une influence sur la réussite de votre spectacle. Vous devez ainsi veiller à ce qu’il y ait assez de participants. Pour que votre public visé soit attiré par votre événement, il faut que vous ayez d’abord une charte graphique. Vous pouvez ensuite mettre en place un plan de communication pour avoir plus de visibilité. Par conséquent, vous aurez à utiliser plusieurs sortes de supports de communication.

En plus, vous pouvez transmettre un communiqué de presse à toutes vos connaissances. Celui-ci doit contenir toutes les informations utiles sur votre projet ainsi que les renseignements pratiques. Il est préférable que votre communiqué de presse soit transmis 8 à 15 jours avant le lancement du spectacle. Une conférence doit normalement suivre.

Vous avez aussi la possibilité de faire des spots à la télévision et à la radio. La création d’un site internet et l’utilisation des réseaux sociaux vous seront d’une grande utilité. Aujourd’hui, presque tout le monde utilise les réseaux sociaux et notamment Facebook et Instagram. Vous pouvez donc en profiter pour faire le buzz sur votre spectacle.

À défaut des médias, vous pouvez aussi employer des supports visuels. Dans le cadre de la promotion de votre manifestation artistique, vous pouvez vous servir d’un drapeau publicitaire. Grâce à son esthétisme moderne et design, ce dispositif de communication renforce la visibilité de votre spectacle. Vous pouvez faire réaliser des flyers que vous distribuerez ainsi que des affiches que vous pourrez coller un peu partout.